Besluitvormingscyclus
De kern van vergaderen is het nemen van besluiten.
Om het besluitvormingsproces binnen een organisatie efficiënt en transparant te laten verlopen, kan de invoering van een generieke besluitvormingscyclus helpen. In onderstaande tabel zijn de zes fasen voor een besluitvormingscyclus beschreven.
Om het besluitvormingsproces binnen een organisatie efficiënt en transparant te laten verlopen, kan de invoering van een generieke besluitvormingscyclus helpen. In onderstaande tabel zijn de zes fasen voor een besluitvormingscyclus beschreven.
Besluiten
Er zijn een aantal manieren waarop de besluitvorming kan plaatsvinden: democratisch (helft + 1), meerderheidsbesluit (2/3 van totaal), unanimiteitsbeginsel, consensusbeginsel (niemand bezwaar), besluit met recht van veto (als één tegen is, niet doen), delegatie (naar één persoon of groep) of autoriteit (één persoon beslist).
Indien het proceseigenaarschap eenduidig belegd is, kan de besluitvorming op elk niveau via het principe van delegatie of autoriteit plaatsvinden en dat kan op zijn beurt de vergaderefficiëntie ten goede komen.
Sturen op resultaten
Er is een verband tussen het sturen op resultaten en de te voeren managementstijl. Sturen op resultaten vraagt om een wijze van samenwerking, die gericht is op het elkaar kunnen en durven aanspreken. Tussen leidinggevende en de medewerker worden heldere (SMART) afspraken gemaakt. Als de competenties van de medewerker het toelaten, dan is de medewerker volledig vrij in de manier waarop hij/zij tot de afgesproken resultaten komt.
Bij het sturen op resultaten is een belangrijke rol weggelegd voor de managementassistent(e) in het bewaken van de agenda met betrekking tot termijnen, rapportages en opleveringen. Op die manier wordt de manager gefaciliteerd in zijn beslissende en sturende rol.
Bewaken
Besluiten, is een weinig zinvolle activiteit, indien er geen opvolging aan wordt gegeven. Aan het eind (fase oplevering) zal de confrontatie tussen resultaat en business case plaats te vinden om te valideren dat de uitvoering succesvol is geweest. De validatie gebeurt nooit door de opdrachtnemer, doch door een onafhankelijke partij. In de praktijk is dat bij de meeste bedrijven de afdeling Corporate Control die de eindrapportage, bij goedkeuring, mede ondertekent.
Er zijn een aantal manieren waarop de besluitvorming kan plaatsvinden: democratisch (helft + 1), meerderheidsbesluit (2/3 van totaal), unanimiteitsbeginsel, consensusbeginsel (niemand bezwaar), besluit met recht van veto (als één tegen is, niet doen), delegatie (naar één persoon of groep) of autoriteit (één persoon beslist).
Indien het proceseigenaarschap eenduidig belegd is, kan de besluitvorming op elk niveau via het principe van delegatie of autoriteit plaatsvinden en dat kan op zijn beurt de vergaderefficiëntie ten goede komen.
Sturen op resultaten
Er is een verband tussen het sturen op resultaten en de te voeren managementstijl. Sturen op resultaten vraagt om een wijze van samenwerking, die gericht is op het elkaar kunnen en durven aanspreken. Tussen leidinggevende en de medewerker worden heldere (SMART) afspraken gemaakt. Als de competenties van de medewerker het toelaten, dan is de medewerker volledig vrij in de manier waarop hij/zij tot de afgesproken resultaten komt.
Bij het sturen op resultaten is een belangrijke rol weggelegd voor de managementassistent(e) in het bewaken van de agenda met betrekking tot termijnen, rapportages en opleveringen. Op die manier wordt de manager gefaciliteerd in zijn beslissende en sturende rol.
Bewaken
Besluiten, is een weinig zinvolle activiteit, indien er geen opvolging aan wordt gegeven. Aan het eind (fase oplevering) zal de confrontatie tussen resultaat en business case plaats te vinden om te valideren dat de uitvoering succesvol is geweest. De validatie gebeurt nooit door de opdrachtnemer, doch door een onafhankelijke partij. In de praktijk is dat bij de meeste bedrijven de afdeling Corporate Control die de eindrapportage, bij goedkeuring, mede ondertekent.