OverlegstructuurEen overlegstructuur is de opbouw en organisatie van het overleg tussen bepaalde personen, organisatieonderdelen en/of instanties. Deze structuur wordt bij voorkeur zodanig opgezet dat communicatie zo simpel en efficiënt mogelijk verloopt, dat het aantal overlegmomenten kan worden geminimaliseerd.
De meest gebruikte manier om de overlegstructuur vorm te geven, is via het linking pin principe, van Rensis Likert. het linking pin principe gaat uit van een verbindende schakel tussen de verschillende hiërarchische niveaus binnen een organisatie. Een manager leiding geeft aan een groep medewerkers. Vanuit deze rol wordt er vaak werkoverleg met hen gevoerd. Tegelijkertijd maakt deze manager deel uit van een groep managers hoger in de hiërarchie. Tussen deze twee groepen vormt de manager de linking pin, de tussenschakel. Het effectief functioneren van dit model is afhankelijk van de frequentie waarmee informatie wordt doorgegeven, het tijdstip waarop, het soort informatie dat wordt verstrekt en de wijze waarop de leidinggevende invulling geeft aan de informatiedoorstroming. Het volgende plaatje visualiseert het linking pin principe: |
|
Bij het ontwerpen van een vergaderstructuur dienen de volgende componenten te worden meegenomen:
· Hiërarchisch overleg, overleg wat te maken heeft met taakuitoefening van de processen en/of producten. · Themaoverleg, structureel overleg (meest horizontaal) over producten/diensten welke dwars door het organigram (de hiërarchie) lopen. · Projectoverleg, overleg met een eindig karakter, wat stopt zodra een project is voltooid of wordt gestopt. · Horizontaal overleg, overleg tussen medewerkers op gelijk hiërarchisch niveau. Dit zijn overleggen die typisch draaien rondom het uitwisselen van informatie. · Personele aangelegenheden, Overleggen welke te maken hebben met personele aangelegenheden, de gebruikte performancecyclus. Deze vinden zowel hiërarchisch naar boven (over de manager zelf) toe plaats, als hiërarchisch naar beneden (richting de eigen medewerkers). |
|