Tips voor effectief vergaderenHoe meer je gefocust bent op resultaten, des te groter is je hekel aan overleg…deze conclusie werd getrokken door onderzoekers van de University of North Carolina. Sterker nog, ze beweren dat mensen hun werk niet eens leuk vinden, als de vergaderdruk te groot word.
De volgende tips kunnen helpen om het aantal en de duur van de te houden vergaderingen te reduceren. Veel organisaties stellen hun eigen vergaderregels op, propageren deze actief via posters, agenda's, e-mail, kaartjes, trainingen, etc dit alles om de aanwezigheidsdiscipline en vergaderethiek te vergroten. Bij het opstellen van van eigen vergaderregels kan je gebruik maken van onderstaande lijst: Voorbereiding · Is de vergadering werkelijk noodzakelijk of volstaat een e-mail of een telefoontje? · Kan de vergadering door een medewerker uit je team worden overgenomen? Zo ja ga er niet zelf heen. · Zit de vergadering voor op een manier die je zelf ook graag ziet van anderen. · Bereid je voor. · Vertel de deelnemers welke voorbereiding vereist is en distribueer eventuele stukken. Niet voorbereid: dan ben je niet welkom. · Laat ieder ingezondenstuk wat langer is dan 2 pagina’s, vergezellen van een ‘oplegnota’. Een oplegnota belicht in het kort de belangrijkste punten uit het achterliggende stuk en maakt duidelijk wat precies van de beslisser verwacht wordt. Aangegeven moet worden: o Aanleiding: waarom (in enkele regels) wordt de nota/brief (nu) voorgelegd. o Kernpunten: zeer beknopte verwoording (1 alinea) van de kern van het stuk. o Beslispunten/advies: Waarmee wordt gevraagd akkoord te gaan en wat is het concrete advies. Tijd/Snelheid · Te laat voor een vergadering of niet komen opdagen zonder af te melden: € 2.50 in een pot voor een goed doel of ten behoeve van afdelingborrel. · Minimaal 5 minuten tussen twee vergaderingen in plannen. · Maximaal 3 vergaderingen achter elkaar (rekening houdend met de 5 minutenregel) · Bereken de kosten van een vergadering. · Budgetteer vergadering en laat deelnemers tijdschr · Maximale duur van 1,5 uur per vergadering. · Begin op tijd en eindig op tijd (of nog beter: eerder). Attitude · Indien deelnemers en vergadering frustreren, dient de voorzitter ze daarop te wijzen. · Indien deelnemers afdwalen van het onderwerp, dient de voorzitter ze daar op te wijzen. · Heb je geen toegevoegde waarde in een vergadering: verlaat deze dan. · Is van te voren niet bekend wat het verwachte resultaat van het overleg is, ga er dan niet heen (meldt je wel netjes af). Procesmatig (besluiten) · Leg niet meteen de nadruk op de inhoud maar in eerste instantie op het proces: wie gaat wat, wanneer en op welke wijze besluiten. · Beperk het streven naar consensus. · Indien een deelnemer in een vergadering iets wil bespreken, geeft hij/zij duidelijk aan wat hij/zij van zijn collega's verwacht en wat hij aan het eind van de vergadering wil hebben bereikt. Opvolging · Bespreek te nemen acties. · Stuur binnen 10 minuten na de vergadering een e-mail met de actiepunten naar de deelnemers. · Maak geen notulen, tenzij noodzakelijk · Laat de deelnemers de vergadering waarderen met een cijfer van 1 tot 10 en vraag bij een structureel overleg standaard aan de deelnemers of de frequentie kan worden verminderd. Notulen (alleen indien noodzakelijk) · Beperk het verslag van een vergadering tot een besluiten-/actielijst. · Verspreid de lijst binnen 24 uur na de vergadering. · Geef op de besluiten-/actielijst aan: o Volgnummer en korte omschrijving van het besluit o Datum van het besluit o Uit het besluit voortvloeiende actie(s). o Naam van de actiehouder(s) o Tijdstip waarop de actie(s) gereed moet zijn o Data van tussentijdse checks o Hoe vaak de afhandeling van de actie(s) is uitgesteld. |
I need to schedule a meeting,
to plan the meeting, that will help me find out why we have so many meetings… |